Зображення: Херсонська ОДА
Завершальна фаза оцифрування трудових книжок: дедлайн 2026 року
В Україні триває фінальна фаза переходу на електронний облік трудової діяльності. До 10 червня 2026 року всі паперові трудові книжки мають бути оцифровані та внесені до Реєстру застрахованих осіб. Цей процес, за даними Комітету Верховної Ради України з питань соціальної політики та захисту прав ветеранів, є ключовим для коректного нарахування майбутніх пенсій та верифікації страхового стажу.
Основні факти та дедлайн
- Ключова дата: 10 червня 2026 року – це кінцевий термін, до якого відомості з паперових трудових книжок мають бути перенесені до електронного Реєстру застрахованих осіб.
- Відповідальність: Оцифруванням даних можуть займатися як роботодавці, так і самі працівники.
- Головна мета: Забезпечення точного розрахунку пенсійних виплат та верифікація страхового стажу, особливо того, що був набутий громадянами до 1 січня 2004 року. Це критично важливо для коректного призначення пенсії.
Деталі процесу оцифрування
Після успішного внесення скан-копій до електронної системи Пенсійного фонду України, паперова трудова книжка повертається її власнику для особистого зберігання. Цей факт підтверджується підписом особи, яка отримала документ.
Для забезпечення повноти даних та коректності подальших розрахунків пенсії, необхідно відсканувати всі сторінки документа. Також слід додати інші довідки або документи, що підтверджують періоди роботи та загальний страховий стаж.
Контекст переходу на електронний облік
Цей етап є частиною ширшої державної політики з модернізації системи обліку трудової діяльності та пенсійного забезпечення в Україні. Перехід на електронний формат дозволяє уніфікувати дані, спростити доступ до інформації для громадян та оптимізувати роботу Пенсійного фонду. Завершальна фаза цього процесу підкреслює прагнення до створення більш прозорої, ефективної та сучасної системи соціального захисту, що відповідає європейським стандартам цифровізації державних послуг.
Що це означає для громадян
Для пересічного громадянина перехід на електронні трудові книжки означає спрощення процедури підтвердження трудового стажу та, як наслідок, більш точний і швидкий розрахунок пенсії в майбутньому. Електронний формат мінімізує ризики втрати чи пошкодження важливих документів та забезпечує надійне збереження даних. Крім того, наявність оцифрованих даних дозволяє отримати доступ до інформації про свій стаж та відрахування через особистий кабінет на вебпорталі ПФУ у будь-який зручний час, що підвищує зручність та прозорість для користувачів.
Бекграунд: історія цифровізації
Впровадження електронних трудових книжок в Україні розпочалося з прийняттям відповідних законодавчих змін кілька років тому. Цей процес був ініційований з метою поступової відмови від паперового документообігу, який є застарілим та вразливим до фізичних пошкоджень, втрат або фальсифікацій. Перехід на цифрові реєстри дозволяє автоматизувати багато процесів, пов’язаних з обліком трудового стажу та призначенням пенсій, що є невід’ємною частиною загальної стратегії цифровізації державних послуг в Україні.
Як оцифрувати трудову книжку: доступні варіанти
Існує кілька способів перенести відомості з паперової трудової книжки до електронного реєстру Пенсійного фонду України:
- Через роботодавця: Роботодавець сканує трудову книжку працівника та надсилає отримані скан-копії до Пенсійного фонду України через спеціалізований вебпортал.
- Самостійно: Працівники мають дві опції для самостійного оцифрування:
- Звернення до відділення ПФУ: Можна особисто звернутися до будь-якого відділення Пенсійного фонду України з паперовими документами. Фахівці ПФУ допоможуть зі скануванням та внесенням цих документів до системи.
- Завантаження через вебпортал: Працівник може самостійно завантажити скан-копії своїх документів через особистий кабінет на офіційному вебпорталі ПФУ. Для підтвердження даних та їхньої юридичної сили необхідно підписати завантажені документи кваліфікованим електронним підписом (КЕП).
Що буде, якщо не оцифрувати до 2026 року?
Важливо зазначити, що навіть якщо відомості з паперових трудових книжок не будуть внесені до реєстру до встановленого терміну (10 червня 2026 року), самі паперові документи не втратять своєї чинності. Оцифрувати їх можна буде в будь-який зручний час пізніше, або безпосередньо під час звернення за призначенням пенсійних виплат. Однак, своєчасне оцифрування дозволить уникнути можливих затримок та спростить процес оформлення пенсії в майбутньому.
За матеріалами: Херсонська ОДА